企业负责人第一次意识到刑事风险，往往不是在自己被拘留之后。
有时是财务人员突然被公安机关带走，有时是公司账户无法正常付款，有时是办案人员到公司调取合同和账目，也可能只是一个电话，通知负责人到公安机关“配合了解情况”。
在这个阶段，企业通常掌握的信息很少。报案人向公安机关说了什么，办案机关以什么罪名调查，哪些员工已经接受询问，侦查人员掌握了多少合同、流水和聊天记录，负责人未必清楚。越是在这种情况下，越不宜凭经验自行判断，更不能因为急于解释而作出事后难以补救的处理。
一、先弄清楚自己处于什么程序
接到办案机关通知后，应当首先确认通知来自哪个单位、由哪个部门办理、案件是否已经立案、要求到案的人员以什么身份接受调查，以及是否有传唤证、拘留证、搜查证、扣押清单等法律文书。
“配合调查”并不是一种明确的诉讼身份。被通知到案的人可能是证人，也可能已经被作为犯罪嫌疑人讯问；公司可能是被害单位、涉案单位，也可能被作为涉嫌单位犯罪的主体调查。不同身份对应的权利义务并不相同。
按照刑事诉讼法的规定，犯罪嫌疑人自第一次讯问或者被采取强制措施之日起，有权委托辩护人。侦查阶段，律师可以了解涉嫌罪名和案件有关情况，申请变更强制措施，并向侦查机关提出意见。
实践中，律师的准备工作没有必要等到负责人被拘留后才开始。出现员工被调查、账户被冻结、办公场所被搜查等情况时，就应当尽快判断案件性质，避免企业在不清楚程序状态的情况下继续作出错误操作。
二、保存现有资料，不要事后“修补”
刑事调查开始后，公司首先要做的是保存现有资料。
需要保留的通常包括合同及补充协议、付款凭证、银行流水、财务账册、发票、审批记录、交付凭证、出入库资料、业务系统数据、邮件、聊天记录、会议记录以及相关电子设备。对于企业微信、邮箱或者业务系统中可能自动清理的数据，应当在不妨碍侦查活动的前提下，及时保留原始数据和相关日志。
如果公安机关已经在现场搜查或者控制设备，公司人员应当按照现场要求配合，不宜再私自操作手机、电脑或者服务器。
保存资料的同时，必须划清一条边界：不能删除不利内容，不能修改原始文件，不能倒签合同，也不能补做并不存在的审批记录、会议纪要或者业务凭证。
有些企业在发现合同不完整后，会要求员工重新签署；发现会议没有记录，就补一份纪要；认为聊天内容容易引起误解，就先将记录删除。这些做法未必能够弥补原有问题，反而可能产生伪造、隐匿或者毁灭证据的嫌疑。刑事诉讼法明确禁止隐匿、毁灭、伪造证据或者串供。
公司内部也不宜召开所谓的“统一口径会”。可以要求员工保留资料、停止传播未经确认的信息，但不能要求员工按照某个统一版本接受询问，更不能通过岗位、薪酬、离职或者赔偿问题影响其陈述。
如果确有必要了解业务情况，应当先从合同、流水、系统记录等客观材料入手，再由律师根据相关人员的诉讼身份、利益冲突和取证规则，决定是否以及如何进一步核实。
三、按交易过程重新核对事实
经济犯罪案件很少能够靠负责人个人记忆说清楚。
一项业务可能经过销售、采购、财务、仓储、运营等多个环节，持续数月甚至数年。负责人通常只掌握决策层面的情况，对具体合同如何签署、款项如何支付、货物如何交付，未必全部了解。
因此，早期梳理不能停留在“公司是正常经营”“没有人想骗对方”这样的结论上，而要把交易过程逐项核对清楚：项目如何取得，合同由谁谈判，签约时公司是否具备履约能力，款项进入后如何使用，是否实际交付产品或者服务，未履约的原因是什么，负责人参与了哪些决定，异常情况出现后公司采取了什么措施。
不同罪名关注的事实不同。合同诈骗案件通常会重点审查签约和履约时的真实意思、履约能力、资金用途以及是否具有非法占有目的；非法经营案件需要审查具体经营行为、许可要求和入罪标准；职务侵占案件则要看款项归属、职务便利以及个人占有情况。
事实梳理的目的，不是只寻找有利材料。对不利文件、异常资金和前后矛盾的聊天记录，也要提前核实。只有把问题看全，才能判断哪些事实可以解释，哪些事实需要补充客观证据，哪些问题确实构成刑事风险。
四、单位责任和个人责任要分别判断
企业负责人是法定代表人、董事长或者总经理，并不意味着公司发生的所有违法行为都应当由其承担刑事责任。
首先要看涉嫌罪名是否规定了单位犯罪。刑法规定，只有法律明确规定为单位犯罪的，单位才承担刑事责任。不能因为行为发生在公司内部、使用了公司账户或者公司获得了利益，就直接认定为单位犯罪。
如果具体罪名允许单位构成，还要继续审查涉案行为是否体现单位意志，是否为了单位利益，以及是由个人擅自实施，还是经过公司决策、批准或者长期默许。
在此基础上，再判断负责人本人做过什么。他是否参与决定，是否明知业务存在违法问题，是否授意或者指挥他人实施，是否控制涉案资金，是否从中获得个人利益，这些事实通常比职务名称更重要。
对于其他员工，也不能仅因其办理了付款、签署了文件或者执行了上级要求，就一概认定为直接责任人员。司法实践会结合其主观认识、参与程度、实际作用和获利情况作出判断。对于仅依照一般工作安排参与、没有犯罪故意且作用有限的人员，应当与决策者、组织者和主要实施人员区分。
五、到案陈述、自首和退赔不能混在一起决定
负责人接受讯问时，应当如实回答与案件有关的问题，但如实回答不等于猜测。
不知道的事情可以说明不知道，记忆不清的可以说明需要核对资料，不是本人经办的应当说明具体经办人员。与此同时，也不能把“记不清”当作回避已有明确记忆事实的方式。
讯问结束后，应当认真核对笔录。金额、日期、人物关系以及“知道”“同意”“要求”“未反对”等词语，都可能影响责任判断。笔录存在遗漏或者表述不准确的，有权要求补充、改正；确认无误后再签字。
是否主动投案、是否认罪认罚、是否退款或者赔偿，应当分别评估，不能因为担心被拘留就一次性全部作出决定。
自首通常要求自动投案并如实供述主要犯罪事实，并不是只要主动到公安机关就一定成立。
认罪认罚也应当建立在本人理解指控事实、罪名、证据情况和法律后果的基础上。认罪认罚可以依法从宽，但不是一律从宽，更不能以降低证明标准为代价。案件事实不清、证据不足的，仍应依法作出相应处理。
退款、赔偿或者和解同样需要明确款项性质。是继续履行合同、返还占用款项、赔偿损失，还是作为退赃退赔，应当结合案件情况确定，并在协议、付款备注或者沟通记录中准确表述。不能一方面希望通过付款解决纠纷，另一方面又留下与真实意思不一致的书面材料。
六、负责人被调查后，公司也需要有人处理
刑事案件一旦影响到企业负责人，公司经营往往会同时出现问题。
账户被冻结后，工资、税款和供应商款项可能无法支付；公章、财务资料或者电脑被扣押后，日常审批可能停顿；负责人不能正常履职，也可能引起客户、员工和债权人的不安。
公司应当尽快依据章程和内部授权安排临时管理人员，明确印章、网银、合同签署、财务审批和员工管理权限。处理这些事项的目的，是维持合法经营，而不是转移资产或者规避侦查措施。
对于被查封、扣押、冻结的财物，应当核对法律文书和清单。与案件无关的财物依法不得查封、扣押；经查明确实与案件无关的，应当在三日以内解除并退还。对违法采取措施或者应当解除而不解除的，可以依法向办案机关申诉、控告，并通过检察机关寻求监督。
对外沟通则要保持克制。可以说明公司目前的经营安排和合同履行情况，但不宜公开讨论未经确认的案情，也不宜攻击报案人、证人或者办案人员。企业在这个阶段发布的每一份公告、聊天记录和公开回应，都可能在之后进入案件材料。
结语
企业负责人面对刑事调查时，最容易出现的错误，是在尚未弄清案件事实和程序状态之前，急于解释、删改材料、召集员工开会或者匆忙作出认罪退赔决定。
早期工作的重点很具体：确认程序身份，保留原始资料，核对真实交易过程，分开分析单位责任和个人责任，并为负责人和企业分别安排应对方案。
这些工作未必能够立即改变案件结果，但可以防止原有问题进一步扩大，也能够为后续审查逮捕、申请取保候审、提出无罪或者罪轻意见保留必要的事实基础。
本文仅讨论一般性法律问题。具体案件仍应结合涉嫌罪名、证据情况、人员身份及所处程序阶段进行判断。
来源：蔡诗爽律师